Podczas konferencji równie ważne jak treść merytoryczna wygłaszanych referatów, jest odpowiednie przygotowanie niezbędnego sprzętu i zaplecza technicznego. Urządzenia takie jak mikrofony, rzutnik, komputer umożliwiający odtwarzanie prezentacji, filmów czy muzyki należą już do podstawowego standardu. W przypadku, gdy spodziewamy się uczestników z zagranicy, należy zadbać o bieżące tłumaczenie. Można to zorganizować dwojako. Albo określamy obowiązujący na spotkaniu język i wtedy każdy z uczestników będzie miał obowiązek porozumiewania się w nim, albo zatrudniamy tłumacza. W tym przypadku możemy pokusić się o zapewnienie każdemu specjalnych słuchawek, w których będzie słyszał treść wygłaszanych wypowiedzi w wybranej przez siebie mowie. Podniesie to oczywiście koszta, ale również prestiż. Oprócz odpowiedniego sprzętu należy zapewnić uczestnikom także napoje i poczęstunek. W przypadku krótkich konferencji dla grupy osób z niewielkiego obszaru wystarczy woda, kawa i herbata oraz ciasteczka. Jeśli planujemy dłuższe spotkanie, można poczęstować gości obiadem.