Kiedy organizujemy konferencję, bardzo ważny jest dobór jej uczestników. Oczywiście będzie on zależeć od rodzaju spotkania. Jeśli jest to konferencja prasowa wiadomo, że musimy zaprosić przedstawicieli wszystkich interesujących nas mediów: radia, prasy, telewizji i Internetu. Trzeba zwrócić jednak uwagę na to, jaką tematykę podejmują konkretne redakcje. Media lokalne będą zainteresowane wydarzeniami miejskimi czy regionalnymi, a ogólnopolskie tymi na skalę całego kraju. Bardzo ważne jest też to, o czym chcemy mówić. Na konferencję prasową poświęconą otwarciu nowego salonu kosmetycznego nie musimy zapraszać dziennikarzy z pism o gotowaniu lub urządzaniu wnętrz. Pożądana będzie za to obecność tych, którzy zajmują się tematyką kobiecą. W przypadku konferencji naukowej musimy zwrócić uwagę, aby jej uczestnicy byli zainteresowani tematem. Literaturoznawcy nie wyniosą nic ze spotkania na temat robotyki lub najnowszych trendów w medycynie naturalnej. Trzeba więc zadbać o to, aby nasza oferta trafiła do jak najlepiej dobranej grupy odbiorców.