Każda konferencja, niezależnie od jej tematu i rodzaju, wymaga odpowiedniego przygotowania. Przede wszystkim trzeba zacząć od odpowiedzi na pytania o czym, po co i dla kogo ma się ona odbyć. Dzięki temu będziemy mogli precyzyjnie określić grupę odbiorców oraz dokładny zakres tematyczny. Następnie możemy przejść do rekrutacji prelegentów. W zależności od przyjętego przez nas modelu działania możemy wybrać jedną z dwóch opcji. Dobrą praktyką jest zaproszenie specjalistów z dziedziny, o której ma być mowa. Określamy im mniej więcej czas, jaki mogą zapełnić swoim przemówieniem oraz nasze oczekiwania względem tego, o czym konkretnie mają mówić. Innym sposobem jest rekrutacja prelegentów w danym środowisku. Ma to miejsce przede wszystkim w przypadku konferencji naukowych, kiedy zaproszenia są rozsyłane do uniwersytetów, a chętni sami zgłaszają chęć udziału. Dołączają też temat i streszczenie swojego referatu. Od nas zależy, czy daną osobę zaprosimy, czy też nie. Ostatnim etapem jest promocja konferencji poprzez ulotki, plakaty oraz informacje w mediach.