Zorganizowanie atrakcyjnej konferencji o wysokim standardzie wymaga odpowiednich nakładów finansowych. Oczywiście organizator może bazować na swoim własnym zapleczu. Jeśli dysponuje odpowiednim sprzętem, takim jak rzutnik i ekran oraz wystarczające nagłośnienie oraz posiada salę, w której wygodnie można zorganizować spotkanie, konferencja może kosztować go niewiele. Jeśli jednak chce zaproponować uczestnikom coś więcej niż niezbędne minimum, musi liczyć się z kosztami. Pieniądze są potrzebne na wszystko. Trzeba zapłacić za wynajem sali, oczywiście jeśli taką nie dysponujemy. Należy zapewnić uczestnikom odpowiedni pakiet materiałów, nawet jeśli miałyby to być tylko teczki, długopisy i notatniki. Warto zadbać też o drobny poczęstunek: wodę, kawę, herbatę i coś słodkiego. Jeśli prelegenci przyjeżdżają z daleka organizator musi zapewnić im zwrot kosztów dojazdu oraz wyżywienie i zakwaterowanie, jeśli zajdzie taka potrzeba. Fundusze na to wszystko można pozyskać od sponsorów lub dzięki wygranej w konkursach grantowych.