Dobrze zorganizowana konferencja charakteryzuje się tym, że jej uczestnicy otrzymują odpowiednie materiały. Najczęściej są one dwóch rodzajów. Pierwszy to pakiet gadżetów, które każdy z przybyłych otrzymuje podczas rejestracji. Standardem jest teczka, długopis, notatnik. Warto dołączyć też wydrukowany ramowy plan konferencji oraz identyfikator. Reszta zależy od tego, jakich udało pozyskać się sponsorów lub od organizatora. Jeśli jest to firma produkująca na przykład kosmetyki, w pakiecie powitalnym powinny się znaleźć ich próbki. Oczywiście mogą to być również kubki, breloczki a nawet pamięć USB z logo firmy. Wszystko zależy od rangi spotkania oraz funduszy, jakimi dysponujemy. Warto również zadbać o materiały pokonferencyjne. To najczęściej publikacje wygłoszonych referatów, płyty z pokazanymi prezentacjami lub filmami oraz zdjęcia. Możemy poprosić prelegentów o wcześniejsze przesłanie pełnych treści swoich wystąpień. Wtedy materiały zostaną rozdane jeszcze podczas trwania konferencji. Można też rozesłać je pocztą już po zakończeniu spotkania.