Podczas konferencji równie ważne jak treść merytoryczna wygłaszanych referatów, jest odpowiednie przygotowanie niezbędnego sprzętu i zaplecza technicznego. Urządzenia takie jak mikrofony, rzutnik, komputer umożliwiający odtwarzanie prezentacji, filmów czy muzyki należą już do podstawowego standardu. W przypadku, gdy spodziewamy się uczestników z zagranicy, należy zadbać o bieżące tłumaczenie. Można to zorganizować dwojako. Albo określamy obowiązujący na spotkaniu język i wtedy każdy z uczestników będzie miał obowiązek porozumiewania się w nim, albo zatrudniamy tłumacza. W tym przypadku możemy pokusić się o zapewnienie każdemu specjalnych słuchawek, w których będzie słyszał treść wygłaszanych wypowiedzi w wybranej przez siebie mowie. Podniesie to oczywiście koszta, ale również prestiż. Oprócz odpowiedniego sprzętu należy zapewnić uczestnikom także napoje i poczęstunek. W przypadku krótkich konferencji dla grupy osób z niewielkiego obszaru wystarczy woda, kawa i herbata oraz ciasteczka. Jeśli planujemy dłuższe spotkanie, można poczęstować gości obiadem.

Kiedy organizujemy konferencję, bardzo ważny jest dobór jej uczestników. Oczywiście będzie on zależeć od rodzaju spotkania. Jeśli jest to konferencja prasowa wiadomo, że musimy zaprosić przedstawicieli wszystkich interesujących nas mediów: radia, prasy, telewizji i Internetu. Trzeba zwrócić jednak uwagę na to, jaką tematykę podejmują konkretne redakcje. Media lokalne będą zainteresowane wydarzeniami miejskimi czy regionalnymi, a ogólnopolskie tymi na skalę całego kraju. Bardzo ważne jest też to, o czym chcemy mówić. Na konferencję prasową poświęconą otwarciu nowego salonu kosmetycznego nie musimy zapraszać dziennikarzy z pism o gotowaniu lub urządzaniu wnętrz. Pożądana będzie za to obecność tych, którzy zajmują się tematyką kobiecą. W przypadku konferencji naukowej musimy zwrócić uwagę, aby jej uczestnicy byli zainteresowani tematem. Literaturoznawcy nie wyniosą nic ze spotkania na temat robotyki lub najnowszych trendów w medycynie naturalnej. Trzeba więc zadbać o to, aby nasza oferta trafiła do jak najlepiej dobranej grupy odbiorców.