Przy organizacji konferencji, zwłaszcza jeśli ma być ona prestiżowa, należy zadbać o odpowiednią promocję. Organizatorzy zazwyczaj dążą do tego, żeby jak najwięcej ludzi usłyszało o tym wydarzeniu. Zwłaszcza, jeśli jest ono finansowane lub współfinansowane ze środków pozyskanych z różnego rodzaju dotacji. Promocja odbywać się może na wiele sposobów. Przede wszystkim poprzez stronę internetową, na której umieszczane są wszelkie informacje dotyczące konferencji. Można tu także streszczenia zaplanowanych referatów oraz notki biograficzne prelegentów. Inną formą jest umieszczenie plakatów, ulotek i banerów promocyjnych w miejscach, w których jest szczególnie dużo osób potencjalnie zainteresowanych tematem spotkania. Mogą to być uniwersytety w przypadku konferencji naukowych oraz szpitale w przypadku spotkań dla lekarzy. Warto zadbać też o odpowiednią promocję w mediach. Wysyła się do poszczególnych redakcji krótkie informacje, które są tak zredagowane, że właściwie można je od razu zamieścić na łamach gazety.

Bardzo często firmy czy uczelnie wyższe organizują konferencje wyjazdowe. W pierwszym przypadku celem jest integracja pracowników oraz przekazanie im niezbędnej wiedzy dotyczącej oferowanych usług czy produktów. W drugim przypadku chodzi przede wszystkim o wymianę poglądów pomiędzy uczestnikami oraz o zebranie w jednym miejscu naukowców z całego kraju a nawet zagranicy. Taka forma spotkania wiąże się jednak z pewnymi sprawami organizacyjnymi. Musi się ono odbywać w odpowiednim miejscu. W zależności od prestiżu i funduszy wybiera się pensjonaty lub hotele o zróżnicowanym standardzie. Uczestnicy zakwaterowani są w pokojach jedno- lub dwuosobowych. Oczywiście powinny one spełniać podstawowy standard. Zapewnione powinno być także pełne wyżywienie. W programie takiej konferencji, oprócz tradycyjnych wystąpień i dyskusji, planuje się najczęściej dodatkowe atrakcje. Mogą to być wyjazdy na wycieczki w celu obejrzenia pobliskich atrakcji turystycznych. Nierzadko organizuje się też wieczorne imprezy, takie jak ognisko, występy prezentujące miejscowy folklor lub uroczyste przyjęcia.